Om jobbet
Är du en nyfiken, systematisk och trygg administratör med intresse för internationella frågor och har du rentav arbetat inom svensk statsförvaltning? Då letar vi efter dig!
Nordiska Afrikainstitutet (NAI) är en svensk myndighet under Utrikesdepartementet som arbetar på uppdrag av regeringarna i Sverige, Finland och på Island. Vårt uppdrag är att bedriva forskning och sprida kunskap och förståelse om samhällsutvecklingen i det moderna Afrika. Hos oss jobbar drygt 30 personer från både Sverige, övriga Norden och andra länder i världen. Kollegorna är fördelade på fyra enheter som leds av var sin chef. Arbetsspråket är engelska.
Du är metodisk och serviceinriktad. Har stor erfarenhet av administration och chefsstöd samtidigt som du motiveras av att förbättra och välkomnar idéer som kan utveckla arbetsprocesser.
I jämförelse med de flesta andra myndigheter är vår organisation liten, vilket innebär att vi alla kan behöva hugga i med uppgifter som ligger utanför våra förväntade roller. Det här skapar en särskild laganda hos oss! För dig som direktörsassistent kan det innebära att boka externa möten och ta anteckningar men även att diskutera förbättringar i våra rutiner, i våra digitala verktyg och hur vi kan samarbeta mellan våra enheter.
Du kommer att jobba nära vår direktör, men huvudsakligen vara en del av enheten för Förvaltning och verksamhetsutveckling vilken arbetar med följande områden: Ekonomi, HR, lokaler, IT/telefoni, arkivfrågor, upphandling, årsredovisning och samordning av externa samarbetspartners inom det administrativa området. Vi är varandras bollplank och alla bidrar med viktiga perspektiv i verksamhetsutvecklingen.
Låter det som du? Då vill vi höra av dig!
Huvudsakliga arbetsuppgifter
• administrativt stöd till institutets direktör gällande möten, schemaläggning, resor och andra aktiviteter
• stödja och utvärdera institutets verksamhetsprocesser tillsammans med enhetens chef
• organisera och följa upp från möten med institutets program- och forskningsråd samt vara kontaktperson för rådets medlemmar.
• delta i styrningen av vår årliga verksamhetsplanering och rapportering genom sammanställning av rapporter och bakgrundsdokumentation.
• producera och uppdatera dokumentation,
• stödja utveckling och uppföljning av myndighetens planerings- resultat- och rapporteringsprocesser.
• andra administrativa uppgifter som delegerats av enhetschefen för Förvaltning och verksamhetsutveckling eller av direktören
• ingå i en av institutets interna arbetsgrupper
Krav för denna tjänst
• adekvat erfarenhet av arbete med administrativa uppgifter på svensk myndighet
• vana vid att arbeta strukturerat och lösningsorienterat
• mycket god planerings- och organisationsförmåga
• mycket god samarbetsförmåga
• förmåga att både kunna arbeta självständigt och i grupp
• förmåga att prioritera, planera och organisera arbetet
• utmärkt förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska, engelska och franska
• förmåga att hantera olikheter och skapa förtroendefulla relationer
• erfarenhet av att vara direktörsassistent
• akademisk examen inom lämpligt humanioraområde så som samhällskunskap, internationella relationer eller liknande.
Önskvärda erfarenheter
• erfarenhet från internationellt präglad verksamhet, gärna med fokus på Afrika
• intresse för internationella och/eller samhällsvetenskapliga frågor
• erfarenhet av digitaliseringsfrågor
Förutom kloka, trevliga och engagerade kollegor erbjuder vi:
• möjlighet till visst arbete hemifrån
• generöst friskvårdsbidrag
• gemensam fika varje vecka
• vackra omgivningar i botaniska trädgården och återkommande gemensamma aktiviteter, som deltagande i sportevenemang, biobesök, julfest med mera.
Om anställningen
Tillsvidareanställning med provanställning. Placering i Uppsala. Startdatum snarast. Läs mer om att arbeta på Nordiska Afrikainstitutet på vår webbplats.
Kontaktpersoner
Hanna Björk HR
Fackliga representanter:
Henrik Alfredsson (Saco-S)
Julia Falkerby (Saco-S)
Samtliga kontaktpersoner kan nås via +46 18 471 52 00 eller genom nai@nai.uu.se. Mer information om vår pågående forskningsverksamhet, stipendier, bibliotekstjänster och publikationer finns på institutets hemsida
Ansökan
Var vänlig skicka in ett komplett CV och ett personligt brev via vårt rekryteringssystem, länk nedan. Institutet främjar lika villkor.
Sista ansökningsdag: 2024- 04-01
