29 Okt 2012 kl: 00:00

Så maxar du jobbmötet

Vi har alla suttit i dåliga möten, med timmar av prat som landar i ingenting. Kanske är det dags att göra en rejäl utrensning i möteskalendern?

– När antalet möten ökar växer ofta andelen slentrianmässiga sittningar som saknar ett tydligt mål. Första steget mot maxade jobbmöten är därför att alltid ha ett tydligt syfte med mötet, ett uttalat skäl till varför ni behöver ses och inte kan avhandla frågorna på något annat sätt. Rena informationsmöten kan exempelvis ofta ersättas med e-postutskick, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

 

Maktkamper tidsödande

Hon tipsar om att förlägga mötena så tidigt som möjligt på dagen. Då är vi som mest skärpta. Tidsbegränsa mötet och utmana er genom att exempelvis avsätta en halvtimme i stället för en timme – en tydlig tidsgräns gör att ni blir mer fokuserade. Nästa steg är att lägga tid på förberedelser och att ha rätt fokus.

– Tänk inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”. Inrikta dig i stället på att nå en gemensam lösning. Maktkamper kring vem som har rätt och fel leder ofta till tids­ödande diskussioner som inte känns särskilt konstruktiva, säger Caroline Dunne.

 

3 tips för mötet

1. Parkera sidospår i ”p-rutan”. Dessa frågor kan ni i stället ta upp på nästa möte eller utanför mötesrummet.

2.  Utse en mötesledare som driver mötet framåt och ser till att ni håller er till agendan. Hen kan också avsluta mötet med en kort sammanfattning.

3. De flesta möten har en långsnackare, som tar oproportionerligt mycket plats. Våga avbryta om en person haft ordet för länge.