“Jag har sett att mobbning, utanförskap, härskartekniker och kränkningar förekommer på ganska hög nivå – både bland chefer och medarbetare.”
Maktutövning, mobbning och tystnad. Detta är exempel på tre saker Lotta Vikström ofta ser när hon jobbar med arbetsmiljö i organisationer, vilka hon upplever som stora problem på arbetsplatser idag. Vi ses på en fika för att prata om vikten av arbetsmiljöarbete apropå Shortcuts artikel om Anna Porsvald, som blev mobbad av sin chef och sedan utköpt från sitt arbete inom offentlig sektor. Lotta har jobbat med många organisationer inom just offentlig sektor, och har själv bevittnat liknande händelser.
– I offentlig sektor finns det tyvärr stora arbetsmiljöproblem. Jag har sett att mobbning, utanförskap, härskartekniker och kränkningar förekommer på ganska hög nivå, både bland chefer och medarbetare. Jag har inte upplevt det själv, men jag har intervjuat chefer och varit i kontakt med medarbetare som har varit utsatta. Det som ofta blir konsekvensen för den där “jobbiga” utsatta personen är att denne köps ut. Istället för att ta tag i problemet tar man den enklare vägen och gör sig av med den utsatte medarbetaren. Met som händer när man inte går inte till roten med problemet är att personen som utför dessa handlingar direkt hittar ett nytt offer. Så istället för att agera så utökar man problemet hela tiden. När offret är den som måste lämna sin arbetsplats så har arbetsgivaren misslyckats totalt. Jag menar på att det är fullständigt galet.
Lotta berättar att problemet ofta grundar sig i de maktstrukturer som finns på arbetsplatsen, vilket förvärras av att det ofta råder en stark tystnadskultur. Kombinationen av skeva maktrelationer och tystnad gör att problemet blir väldigt svårt att komma åt. Istället skapas en arbetsmiljö där man biter ihop, håller varandra bakom ryggen och ingen törs säga något. Lotta menar att en del av problemen redan börjar i rekryteringsprocessen, genom så kallad svågerpolitik.
– Svågerpolitiken är vanligt inom offentlig sektor. Det innebär att man anställer sina vänner, grannen eller låter bästa kompisen på jobbet ta chefstjänsten istället för att man genomför en regelrätt rekryteringsprocess och i ur ett ledarskapsperspektiv blir det sällan bra.
Lotta menar att det som ligger bakom arbetsmiljöproblemen är okunskapen, både på chefs- och medarbetarnivå. Okunskap gör det lättare att sopa arbetsmiljöproblem under mattan, och hoppas på att de går över av sig själva. När det kommer till den fysiska arbetsmiljön är ofta arbetsplatser väldigt noga med att göra mätningar, och justera med exempelvis höj- och sänkbara skrivbord eller skyddskläder. Det psykosociala arbetsmiljöarbetet blir ofta bortglömt, enligt Lotta. På frågan om varför svarar hon att en anledning är att det plötsligt blir lite jobbigt för arbetsgivaren, eftersom det krävs att föra en dialog och komma medarbetare in på livet. Det är också ett arbete som kräver systematik – det går inte bara att lägga en beställning.
– När vi sätter igång OSA-arbetet får vi en annan process som ställer högre krav. När man ser ett team som inte är fullt ut fungerande så är det enklare att blunda eller låta det vara och köpa ut personerna som “gnäller och klagar” och har åsikter. De som är kvar blir kvar i tystnaden, och så fortsätter det. Sen är det viktigt att komma ihåg att personerna i en tystnadskultur inte på något sätt är empatilösa människor. Men när man kommer till jobbet sätter man på sig en annan kostym för att skydda sig själv. Kombinationen av okunskap och tystnad kan lätt gå över till maktmissbruk.
“Jag har sett grupper där det funnits tydliga mobbare som väljer att lämna arbetsplatsen, eftersom de inser att de inte kommer att komma undan längre.”
Att jobba med de mjuka värden som innefattas i det psykosociala arbetsmiljöarbetet innebär alltså en utmaning för arbetsgivaren eftersom det kräver långsiktighet och pågående dialoger mellan chefer, ledning och medarbetare. Dock är vinsterna många för organisationer som vågar se och påbörja arbetet med att reparera de skador som finns, inte minst finns det ett ekonomiskt incitament med mindre sjukskrivningar och en mer produktiv personal. Hur gör man då för att påbörja ett sådant arbete?
– Ett sätt är att fråga medarbetarna. Det räcker inte att skicka ut en medarbetarundersökning vartannat år med lite kryssfrågor och samla in data som inte återkopplas. Det enda sättet att skapa en verklighetsbild är att ställa en öppen fråga till medarbetarna anonymt. Där får du en verklighetsbild som är baserad på medarbetarnas egna ord, och då är det svårt att backa som organisation. Det uppvaknandet kan du aldrig lägga i skrivbordslådan eller slänga i papperskorgen. Nu ställs det plötsligt lite krav på att agera. Kort efter mätningen är det viktigt att medarbetarna får ta del av resultatet, vilka utmaningar som finns och vad de kan göra tillsammans för att förändra och förbättra. Vi glömmer ofta bort att inkludera medarbetarna i arbetsmiljöarbetet och lägger allt i knäet på cheferna. Jag har träffat hundratals medarbetare som inte har en aning om deras skyldigheter och rättigheter när det gäller arbetsmiljöarbetet. Det är nämligen aldrig någon som har berättat det. Hur ska man då kunna veta?
Efter att man konstaterat verklighetsbilden ska man sätta sig med teamet och skapa en dialog. Lotta berättar att det är vanligt att de personer som utsätter andra för mobbning och kränkningar gärna ställer sig lite vid sidan av, eller kanske inte ens dyker upp på mötet. Det blir helt plötsligt en annan dynamik, där mobbarna är utanför gemenskapen.
– De inser att nu ligger allt uppe på bordet, att nu är våran arbetsmiljö på agendan. Jag har sett team där det finns människor som inte bryr sig om arbetsmiljöarbetet som till slut kommer in och vill vara en del av det goda. Det är så man kan förbättra. Men det måste göras med en plan, det är inget man bara kan kasta ut eftersom det krävs kunskap. Jag har till och med sett grupper där det funnits tydliga mobbare som väljer att lämna arbetsplatsen, eftersom de ser att de inte kommer att komma undan längre. Nu är den stora massan enad om att skapa en tryggare arbetsmiljö som är inkluderande för alla. Det är inte vi och dom längre, utan bara ett “vi”. Det blir jobbigt för mobbarna.
Lotta poängterar att det är viktigt att gå in i ett sådant arbete med inställningen att nollställa och släppa det som tidigare varit. Tar man med sig gamla konflikter in i arbetsmiljöarbetet och pekar finger mot personer är det lätt att konflikterna kommer att fortgå. Hierarkier och negativa beteenden i arbetsmiljön går nämligen ofta i arv i generationer, vilket innebär att man som anställd skolas in i en speciell roll. När det kommer till att skapa en sundare arbetsplats är det därför viktigt att börja om från noll, och radera ut det skadliga mönstret som finns i organisationen.
– Det är också värt att prata om varför många arbetsgivare väljer att börja agera när det redan är för sent. Varför jobbar man inte proaktivt med arbetsmiljön? Det är först när tex långtidssjukskrivningen infaller som arbetsgivaren börjar agera. När någon känner att de inte vill leva längre, då ska man börja visa på omtanke och känslor. Varför först då? Vad är det som gör att alla medarbetares välmående inte är högst upp på agendan varje dag? Det är faktiskt din skyldighet som arbetsgivare.
En förklaring till det kan vara att rädsla. Lotta menar att rädslan i de allra flesta fall inte kommer från medarbetarna, som tycker att det är bra att något äntligen händer och att någon lyssnar. De som är rädda är framförallt chefer och ledningen, eftersom det finns en risk att deras ledarskap och arbetsmetoder blir uthängda. Lotta är dock noga med att poängtera att det absolut inte bara är negativ feedback som kommer från medarbetarna när man gör mätningar med öppen fråga, utan mycket positivt också. Ofta ger medarbetarna konstruktiv kritik, både med beröm och förbättringspotential vilket gör att cheferna får en tydligare inblick i hur man kan delegera arbetet annorlunda.
“Vi ska få medarbetare som vågar ställa krav”
För att få till systematik och kontinuitet i arbetsmiljöarbetet grundade Lotta Vikström företaget BeBest, där idén är att erbjuda företag en månatlig prenumeration innehållande utbildning, mätning, utvärdering och workshops.
– Första workshopen tar ett par timmar, där vi presenterar vår analys och den verklighetsbild vi fått fram i mätningarna. Vi tittar sedan på vilka handlingsalternativ som finns, där medarbetarna delas in i grupper för att diskutera. Sedan jobbar varje team med sina handlingsplaner till nästa möte och uppföljningstillfälle, då vi gör en ny identisk mätning och ser vad som hänt sen senast. Den här modellen är sprungen ur samlade erfarenheter, kunskap och reflektion från ett forskningsprojekt jag var en del av i många år – det som är unikt med BeBest-modellen är att den erbjuds i månatlig prenumererad form vilket skapar en systematik, så att medarbetarna inte tappar tempo och engagemang i arbetet. Det stora behovet ligger i metodstöd och support, därför att när man kör fast så finns det en tendens att arbetsmiljöarbetet trillar mellan stolarna och blir jobbigt. Då är det ganska skönt att ringa och fråga en utomstående vad man ska göra, för det är få chefer som vill gå till sin chef eller HR och “blotta” att man inte klarar av arbetsmiljöarbetet. Att få ringa någon utomstående som kan guida och vägleda är viktigt.
Något Lotta tycker är viktigt är att rikta sig till medarbetarna såväl som till cheferna. När fler och fler får upp ögonen för arbetsmiljöarbete får vi nämligen medarbetare som vågar ställa krav på sin arbetsgivare. På sikt minskar det personalomsättningen och sjukfrånvaron, och ökar lönsamheten för organisationen. En viktig del i det här arbetet är, enligt Lotta, att också kvalitetssäkra sina rekryteringsprocesser och inkludera sitt team i arbetet. Det är inte helt ovanligt att chef och team ser helt olika behov.
– Börja med att fundera över hur era rekryteringsprocesser ser ut. Både internt och externt. Ska den vassaste säljaren internt verkligen avancera till försäljningschef? Hen har alltså fantastiska resultat, men inga erfarenheter med att jobba med ledarskap – hen kanske inte heller har haft intresse för att göra det. Hen kan dock inte tacka nej till ett sådant stort steg i karriären. Men hade man valt att plocka in en chef utifrån så hade det funnits en annan kravspecifikation. Det ställs otroligt höga krav på utbildning och erfarenhet. När man rekryterar internt har man inte samma kravställning och det kan få stora konsekvenser för arbetsmiljön. Ett annat problem är att man går på data istället för personen i sig. Ska man lita på resultaten från ett test eller ska man lita på personen bakom CV:t? För vem kan egentligen garantera att det är rätt person som har gjort testet?
Arbetsmiljöarbetet innefattar utöver frågor om felrekryteringar och sociala problem även hur stor arbetsbelastningen är på medarbetare, och balansen mellan jobb och fritid. För att få en fungerande social miljö är det viktigt att människor inte är stressade och överarbetade, utan att det finns en struktur med tydliga arbetsuppgifter. När strukturerna kring arbetet suddas ut tenderar det att skapa irritation, något som medarbetare och chefer gärna tar ut på varandra.
– Jag fick förfrågan att göra en rekrytering för ett företag inom IT-sektorn för ett par år sen. När jag frågade om vilka kvalifikationer som krävdes för rollen sa chefen att man måste vara öppen för att jobba 60 timmar i veckan. Jag tänkte bara “60 timmar? Varför?”. För mig signalerar det att det är fel någonstans i organisationen om man behöver jobba 60 timmar i veckan, det är någonting som inte funkar. Jag hjälpte aldrig dem med rekryteringen, jag sa att de fick vända sig till någon annan. Det är inte en sund arbetsplats om medarbetarna förväntas svara på mejl på sin lediga tid eller förväntas vara tillgänglig dygnet runt. Alla har ett privatliv och en sund arbetsgivare värnar om det. Det är också en utmaning med hemarbetet och hur det påverkar oss, för när drar vi gränsen mellan det privata och jobbet?
För att skapa en fungerande och hälsosam arbetsplats är alltså ett systematiskt arbete för både den sociala miljön och den fysiska arbetsmiljön av stor vikt. En organisation som brister i arbetsmiljöarbetet måste se över hur processerna går till från start till mål, från rekryteringsprocessen till att en medarbetare slutar. Och det är ett arbete som kräver tålamod. Den som förväntar sig snabba lösningar i arbetsmiljöarbetet kommer att bli besviken.
– I längden lönar det sig att hålla på med systematiskt arbetsmiljöarbete, för cheferna kan koncentrera sig på sina arbetsuppgifter istället för att släcka bränder hela tiden.
Text: Freja Öhlander
