Att skriva ett mail är ett av internets urgamla fenomen, och lyser än idag starkt med sin närvaro. Effektiv kommunikation? Ja visst, men hur var det med tonen egentligen? Du vill låta bestämd och självsäker, vara tydlig men kanske ändå förstående. Har du något att be om ursäkt för när du skickar ditt mail? Om svaret är nej ska du inte underminera dig själv, för där är det lätt att hamna i snällhets-fällan. Oavsett din senioritet är det dags att ta steget till att börja maila som en boss.
Nej, det är inte lätt att läsa av tonen på textbaserade meddelanden. Det som i tankesmedjan kändes klockrent feltolkas oftare än du inser av kollegan. Undviker du sarkasm och skriver övertydligt kanske du undviker de flesta fällorna, men hur kul är det? Eftersom ett mail till skillnad från många av dagens digitaliserade kommunikationsmetoder inte kräver att du svarar blixtsnabbt, är det väl värt att lära sig hur dina mail kan formuleras på bästa möjliga sätt.
Låt oss först titta på några av mail-världens viktigaste regler.
Ämnesrad: Var alltid tydlig. Det här är inte en hälsning, utan en rubricering för hela sammanhanget som du mailar om.
Låt gamla mail-trådar dö: Gå inte tillbaka till gamla konversationer för att ställa en ny fråga, utan skicka ett nytt mail med en ny ämnesrad.
Svara och svara alla: Lär dig skillnaden och när du ska använda vilket. Samma gäller CC och BCC.
Struktur: Var inte rädd för att använda dig av undertitlar och punktlistor i dina mail. En tydlig struktur gör ditt mail lättare att läsa, framförallt när det är mycket du behöver kommunicera samtidigt.
Stava rätt: Misstag händer, det är självklart okej. Förutom när du stavar fel på någons namn. Stava aldrig fel på någons namn.
Med etikett ur vägen är det dags att sätta ton på ditt mail. Nu ska självförtroendet bakom dina ord lysa igenom och osäkerheten sopas bort. Kika på några exempel nedan för att bättre förstå hur du kan formulera ditt mail som en boss.
Du tog extra lång tid på dig
Undvik: Jag är ledsen för sent svar
Istället: Tack för ditt tålamod!
Du behöver prioritera ditt schema
Undvik: Vad fungerar bäst för dig?
Istället: Kan du _ eller _ ?
Du tog dig extra tid att hjälpa någon
Undvik: Ingen fara/det är lugnt
Istället: Bara kul att kunna hjälpa till
Du vet faktiskt bäst här
Undvik: Jag tror att det kanske skulle vara bra om…
Istället: Det blir bäst om vi…
Du inser att det blir svårt att ta i skrift
Undvik: Du skriver om mailet i en halvtimme tills det blir perfekt
Istället: Det blir enklast om vi tar detta när vi ses!
Du undrar om personen förstår vad du menar
Undvik: Jag hoppas du förstår hur jag menar?
Istället: Säg till om du har några frågor!
Du undrar över status på ett projekt
Undvik: Jag skulle bara vilja höra lite hur det går…
Istället: När kan jag få en update kring…
Du gjorde ett mindre misstag
Undvik: Åh nej, gud förlåt! Jag missade helt..
Istället: Snyggt uppfångat!
Du har något annat du behöver prioritera
Undvik: Skulle jag eventuellt kunna gå lite tidigare?
Istället: Jag kommer behöva gå för att _ kl _.
Att skriva som en boss handlar inte om att vara otrevlig. Som exemplen ovan demonstrerar, handlar det istället om en slags självrespekt och tydlighet i hur du väljer att uttrycka dig skriftligt. Låt självförtroendet flöda, vi tror på dig.
