När du håller i mötet:

1) Ifrågasätt.

Våga ställa dig själv frågan: ”Behövs verkligen det här mötet, egentligen?”

2) Formulera ett tydligt syfte.

Se till att alltid tänka ordet ”syfte” så fort du tänker ordet ”möte”. Mötets syfte ska vara välformulerat och tydligt. Exempel på syften är att fatta beslut, informera, diskutera eller brainstorma.

3) Sätt ett tydligt mål.

Vad ska uppnås? Målen styr hur lång tid mötet ska ta och vem som ska delta. Är målet att ta ett beslut? Bjud in alla som behöver vara delaktiga i det. Är målet att informera? Bjud in så många som möjligt som behöver nås av informationen.

4) Sätt en agenda.

Tänk igenom vilka steg som behöver gås igenom och vilka frågor som behöver besvaras för att målet med mötet ska uppnås. Kläm inte in allt du vill avhandla på samma möte. Det som inte har med mötet att göra bör tas någon annan gång.

6) Sätt en realistisk tidsram.

Sätt inte för kort tid så att ni inte hinner nå målet eller behöver dra över. Men ta inte heller upp folks tid i onödan. Och när du väl håller i mötet − var hård! Börjar någon prata om något irrelevant avbryt denna vänligt men bestämt och säg att detta får tas på ett annat möte. Ställer någon frågor som inte har med saken att göra så förklara det och erbjud dig ta fram svaren vid ett senare tillfälle.

5) Hjälp deltagarna förbereda sig.

Ska ni brainstorma eller fatta beslut är det viktigt att alla deltagare är förberedda. Sätt upp några frågor som du vill att deltagarna på mötet ska ha funderat över och bildat sig en uppfattning om. Är det någon som ska ta fram någon form av underlag till mötet behöver du berätta det.

7) Bjud in rätt deltagare.

Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bjud inte in folk för att du inte vill att de ska bli ledsna om de inte blir inbjudna. Det här handlar om respekt för allas tid. Och kanske behöver inte alla deltagare vara med på hela mötet. Ingenting segar ner ett möte så mycket som deltagare som inte känner att de har någonting där att göra.

8) Delegera.

Känner du att du inte vet vad vilka som bör komma på mötet? Är du osäker över mötets syfte eller mål, har du ingen aning om hur ni bäst når dit eller vilken agenda som ska sättas? Delegera uppgifterna till de som vet! Det kanske inte ens är du som ska hålla i mötet?

9) Kom i tid och förberedd.

Det säger sig självt men behöver tyvärr ändå nämnas. Du är ett föredöme för de andra deltagarna. Var på plats några minuter före mötet med en hämtad kaffekopp, förberedd och med rätt dokumenten med. Och börja på utsatt tid. Tillåter du sen ankomst så sprider det sig direkt, det går på några veckor att rasera en god möteskultur.

Som deltagare:

1) Ifrågasätt.

Acceptera inte inbjudan blint utan att ha förstått mötets syfte och mål. Våga ställa frågan: ”Behövs verkligen det här mötet, egentligen?” Våga också ifrågasätta din egen närvaro på mötet. Kanske räcker det om du är med på en del av mötet?

2) Förbered dig.

Läs igenom agendan och ta ställning till de förberedningsfrågor du förhoppningsvis fått. Har du inte fått någon agenda eller något underlag för hur du ska förbereda dig − kräv det! Känns det som att du är den enda som kommer ha förberett dig och egentligen har du inte tid? Tänk om! Sätt ett exempel så kommer dina medarbetare följa det. Ett möte där ingen är förberedd tar enormt mycket längre tid.

3) Kom i tid.

Kom några minuter innan mötet, med kaffekoppen hämtad och dokumenten med.

Källa: Chef