Att få fram det du vill ha sagt utan krusiduller ska väl inte behöva vara så svårt? Tänk om all kommunikation kunde vara okomplicerad och
klockren för mottagaren att förstå.
– Ofta brister man i tydligheten i det man säger. Det är lätt att göra
att man tycker att det är självklart. Men mottagaren har sällan samma ingångsvärden eller kunskap som du själv och då kan det lätt bli misstag. Man måste alltid tänka på att kommunikation sker på mottagaren villkor och förutsättningar, säger Hans Uhrus, på Uhrvis, som bland annat jobbar med kriskommunikation.
Lagom mycket information
Han kan själv irritera sig om det inte blir en bra dialog mellan olika parter och om mängden information inte anpassas till de förutsättningar som finns.
– Då kan det vara både för mycket och för lite information, säger Hans Uhrus.
Här följer 12 tydliga tips från Hans så att du kan bli proffs på att få fram det du vill säga så att andra förstår det, men också hur du genom detta blir en bra kollega.
12 steg – så blir du bäst på kommunikation
1. Anpassa kommunikationsformen. En del personer vill ha all information via mejl. Andra föredrar korta röstmeddelanden, SMS eller muntligt över telefon. Fråga eller lista ut i vilken form mottagaren vill bli kontaktad så kommer du snabbare att uppnå dina mål. Risken för missförstånd är minst om man har en muntlig dialog.
2. Ämnesraden i mail. Lämna aldrig raden tom! Tänk på ämnesraden som en rubrik och genom träning kan du få fram budskapet i meddelandet med en bra rubriksättning. Skriv aldrig enbart ”Hej” eller ”Uppföljning”.
3. Beröm och kritik. Ge aldrig kritik i ett mail (som mottagaren säkert spar och läser flera gånger), utan ge kritiken vid ett möte eller via telefon så att det finns möjlighet till dialog. Att ge beröm till en person som även andra får ta del av stärker mottagaren av berömmet och gör denne än mer stolt.
4. Meddelandetexten i mail. Utelämna känslor i affärsmail. Speciellt om det är till en överordnad eller till mer än en person.
5. Telefonsamtalet. Var närvarande när du pratar i telefon. Det är uppenbart och respektlöst om du samtidigt som du upptar motpartens tid parallellt gör flera olika saker som stör din närvaro i samtalet. Om det inte passar att prata just nu – be att få ringa tillbaks.
6. Stör jag? När du inleder ett samtal är det klokt att fråga om du stör eller om mottagaren har tid för dig.
7. Telefonkonferens. Använd ”mute”-knappen. Det är mycket irriterande att höra andra personers smaskande, skrivande på tangentbordet eller till och med snarkande under en telefonkonferens.
8. Lämna meddelande i mobilsvar. Le när du spelar in ett röstmeddelande. Du blir förvånad över vilken skillnad det gör om mottagaren får ett glatt och trevligt meddelande i sin röstbrevlåda. Lämna korta meddelanden på maximalt tre meningar.
9. Konversation. Låt motparten tala till punkt. Det är artigt och ger dig samtidigt möjlighet att reflektera över vad som sägs.
10. Jag måste be att få återkomma om detta. Naturligtvis kan man inte alltid lämna besked på en fråga på en gång. Men återkom så snart som möjligt med svar eller besked.
11. Möten. Människor, både kollegor och kunder, märker vem som lyssnar, följer med och bidrar i konversationen. Och vilka som läser mail, SMS och facebookuppdateringar under det pågående mötet. Att visa närvaro i mötet är att visa respekt för de andra mötesdeltagarna.
12. Det skrivna ordet. Gester, ansiktsuttryck, tonen i rösten och andra ledtrådar om sinnesstämning och humör saknas i en PM, ett mail eller i annan text. Använd gärna ord som snälla, tack, och andra ”känslomässiga” uttryck för att få fram en mjukare ton i det skrivna ordet, som annars kan uppfattas kallare eller hårdare än avsett.
