David Stiernholms intresse för att hitta vägar till en bättre struktur väcktes för att han själv kände sig stressad och tankspridd på jobbet.

– Jag är ambitiös och vill hinna med mycket, samtidigt som jag är njutningsdriven och vill att det ska kännas kul hela tiden. För att själv slippa håll koll på allt och få mer tid till mina hjärtefrågor började jag leta efter knep och metoder som gav mig bättre struktur, berättar David, som har en bakgrund som bland annat controller och ställföreträdande vd inom handels- och tjänsteföretag.

”Det handlar inte om passa in i en särskild struktur, utan om att skapa en struktur som passar just dig och förenklar just ditt liv”

I dag kallar han sig Sveriges enda struktör och lär varje år tusentals människor hur de ska göra för att bli mer strukturerade och nå personlig effektivitet.

– Det handlar inte om passa in i en särskild struktur, utan om att skapa en struktur som passar just dig och förenklar just ditt liv. Då kan du koppla av och vara den du egentligen är, eller vill vara, istället för att hela tiden vara uppfylld av otaliga arbetsuppgifter och mejl som snurrar i ditt huvud.

David håller föreläsningar och kurser för företag, myndigheter, kommuner, organisationer och universitet, men erbjuder även personlig strukturträning.

– Framför allt upplever många människor att de har för mycket att göra, eller att de allt för ofta upptäcker att de borde ha börjat med saker tidigare för att hinna med dem. De blir stressade när de hela tiden måste göra saker i sista stund och behöver skaffa sig en bättre överblick och struktur.

Vilka är de största fördelarna med att ha bra struktur?
– Det är lätt att tro att det ger en massa tid över för att du blir mer effektiv. Och visst kan du tjäna in en del tid, men det är få som säger ”Yes, jag vann så många timmar på det här”. Nio av tio säger istället ”Jag mår så mycket bättre nu”. De stressar mindre, sover bättre och känner sig lediga när de är lediga, säger David.

– En annan aspekt är att du får en högre kvalitet på det du gör. Om du är stressad och har ont om tid är det lätt att bara hafsa ihop saker. Men genom att prioritera bättre kan du öka framförhållningen och få mer tid till uppgiften. Så en bra struktur ger både välbefinnande och kvalitet.

4 steg till bättre struktur

1. Skapa ordning
Gör en (och bara en!) att-göra-lista. Den ska både innehålla uppgifter som ska göras snart – som mejl och samtal – och ge dig en överblick på längre sikt, till exempel över projekt du driver. En bra webbtjänst för att-göra-listor är till exempel Todoist. Skaffa även en bra struktur över dina mejl och annan referensinformation som hör till dina att-göra-uppgifter.

2. Prioritera rätt
Trots att många känner till ”bråttom-viktigt-matrisen” prioriterar de ändå att göra saker som är brådskande, vilket kan bli stressigt. Prioritera istället efter vad som är viktigt. På ett jobb är allt som bidrar till verksamhetsmålen viktigt. Om målen inte finns nedbrutna på individnivå kan du ta upp frågan med din chef, eller sätta egna mål som du stämmer av med chefen.

3. Minska distraktioner
För att kunna fokusera bör du se över din arbetsmiljö. Visuellt kan till exempel fullproppade skärmväggar och skrivbord vara störande. Ljudmässigt kan sorl skärmas av med hjälp av hörlurar. Om du inte jobbar bra till musik kan du använda gratistjänster som Noisli för att lyssna på olika bakgrundsljud. Hörlurar signalerar dessutom till omgivningen att du inte vill bli störd.

4. Automatisera jobb
Försök få uppgifter gjorda utan att lägga energi på dem. Det finns digitala tjänster för fler ändamål än du kanske tror, så kolla om det finns någon för just de uppgifter du tycker stjäl tid. Du kan till exempel skapa en textbank för att återanvända mejlsvar, kanske för offerter eller om du är expert och ofta får samma frågor.