Den smockfulla möteskalendern och den ständiga joggingturen mellan mötena är en av de saker som stressar oss mest i vardagen. Så även jag. Därför har jag utvecklat fem tumregler i tumregler i mötesdjungeln.

1. Vad gör jag här?

En vanlig åkomma är att man kallar alldeles för många personer till möten. Innan du trycker på acceptera-knappen så bör du tänka igenom ditt beslut. Behöver verkligen du vara där? Behövs mötet? Utmana den som bokar in genom att ställa några kontrollfrågor innan du accepterar.

2. Kräv tempo och agenda

Se till att alla möten du går på har en ordentlig agenda som visar vad som ska avhandlas och som framför allt ger alla en chans att förbereda sig inför mötet så att beslut kan tas. Tänk också på att möten inte måste pågå hela den utsatta tiden. Se till att någon håller i taktpinnen och tar er framåt. Sätt också gärna en maxtid per punkt på agendan. På så sätt så hinner ni igenom hela agendan inom utsatt tid.

3. Var bäst i klassen

Se till att förbereda dig inför alla möten. Ta reda på fakta, fundera på frågor och gör allt du i din makt kan för att mötet faktiskt ska bli givande. Ett bra möte är ett där beslut tagits, ett problem retts ut eller ett annan konkret steg tagits. Se till att du inte blir bromsklossen vid bordet utan briljera genom att koll på dina grejer.

4. Deadlines och ansvar = nyckeln till det mesta

För att något ska bli gjort så måste alltid någon äga frågan. Det är den Lundstedtska livsregeln. Samäg inte ansvar utan utse en ansvarig person. Varje beslutspunkt eller utredningspunkt på mötet bör därför alltid få både en ägare och en spikad deadline.

5. Skapa en mötesfri dag

För två år sedan införde vi mötesfria fredagar på mitt företag. Förmodligen det bästa beslut jag någonsin tagit. På så sätt så har alla en dag då de också hinner gå igenom alla uppgifter som utdelats på veckans alla möten. Och precis innan helgen så hinner man beta igenom ”att göra-listan” och alltså kan gå hem med en känsla av att man ligger i fas istället för att lämna kontoret med tusentals lösa trådar som känns omöjliga att lösa. Dessutom hinner du kolla igenom nästa veckas möten och känna att du har koll på läget. Det är en bra start på en bra helg!