Många av oss önskar nog att vi hade mer tid för vänner, familj, nöjen och träning. Men att det beror på tidsbrist är oftast inte sant, det handlar snarare om att de flesta av oss använder tiden fel. I Boken Dansa på deadline går psykologen Alexander Rozental och journalisten Lina Wennersten till grunden med problemet och ger tipsen och teknikerna som lär oss att använda tiden smartare.
Boken utgår från forskning inom beteendeekonomi, kognitiv neurovetenskap och inlärningspsykologi och bjuder på såväl exempel som övningar som handlar om att använda tiden på ett effektivt sätt.
Alexander förklarar att alla människor skjuter på olika saker. Eftersom det alltid finns någonting att göra skulle livet inte fungera om vi inte hade den förmågan. Vi måste helt enkelt prioritera. Vad som däremot är ett problem för många människor är att vi även skjuter upp saker som bör göras här och nu, vilket i sin tur skapar onödig stress och ångest och som i sin tur gör att vi upplever tidsbrist.
– Många tillbringar en massa tid på jobbet eller i skolan, men upplever ändå att de inte får någonting gjort. Det handlar ofta om att det är svårt att komma igång vilket leder till övertid som spiller över på vad du hade kunnat göra på fritiden.
Av boken framgår att om vi har ett långsiktigtmål att jobba mot, förbrukar vi i genomsnitt 80 procent av tiden för att göra halva jobbet. Resterande hälften av arbetet gör vi på de övriga 20 procenten av den tid som är kvar innan deadline.
– De flesta arbetar på det här sättet, såväl privatpersoner som företag och organisationer.
Vad kan vi då göra för att ändra på detta och frigöra tid till annat? För att förstå det måste vi först gå till botten med varför vi skjuter upp saker, förklarar Alexander, och här finns fyra avgörande faktorer.
Den första faktorn handlar om att det måste finnas ett värde i det vi ska ta oss an.
– Om du aldrig får uppmärksamhet eller beröm i det du gör på jobbet eller i skolan är det väldigt lätt att skjuta upp saker av den anledningen. Det måste finnas en tillräckligt stor belöning i det du gör.
Den andra faktorn som kan ställa till problem är förväntningar.
– Vi måste ha tillräckligt stor tilltro till oss själva. Om vi har dåligt självförtroende inför en ny uppgift är det svårt att ta sig an den och då är det också väldigt lätt att skjuta upp saker.
Den tredje faktorn som kan ställa till problem är tid. Ju längre fram i tiden vi har en deadline, desto mindre motiverade är vi i dag. Långa projekt på jobbet eller långa uppsatser är därför lätta att skjuta upp. Den sista problematiska faktorn är vår brist på förmåga att vänta på en belöning. När man är medveten om de här problematiska faktorerna går det att göra någonting åt dem, berättar Alexander.
– Bryt ner ditt mål i mindre delar, belöna dig själv efter en lång arbetsdag och fråga dig själv vad du skulle behöva för att klara av en specifik uppgift. I slutändan kommer detta att frigöra tid.
Ett annat råd från boken är att inte vänta på motivation.
– Motivation är inte en känsla eller ett infall som plötsligt kommer till dig. Motivationen kommer när du börjar jobba och ser resultat.
Vad som också är ett problem hos många och som i slutändan snor onödigt mycket tid är att vi sitter för länge med olika uppgifter.
– Vår förmåga att jobba fokuserat är väldigt begränsad. Därför är det alltid bättre att ta en bensträckare minst en gång i timmen, även om du känner att du är inne i ett flow. I genomsnitt kan vi fokusera 60 minuter i sträck och om du jobbar med en uppgift som kräver väldigt mycket fokus, som att kontrollräkna siffror i Excel, är det betydligt mycket kortare än så.
Multitasking är en annan sak som författarna uppmanar oss att sluta med om vi vill frigöra tid.
– Vår hjärna klarar inte av att göra flera saker samtidigt, förutom enkla uppgifter. Vi kan exempelvis stryka och prata i telefon samtidigt, men inte mer än så. Prova därför att stänga av mejlen i 30 minuter och jobba fokuserat med en arbetsuppgift under den tiden. Därefter kan du svara på mejl fokuserat i 30 minuter innan du gör någonting annat.
4 knep för att få tummen ur
1. Hitta värdet. För att komma igång måste du känna att det finns ett värde i det du gör, så fungerar vårt belöningssystem. Uppgiften måste kännas tillräckligt angelägen och intressant. Ha därför alltid en belöning i fokus och koppla den till de små uppgifterna du gör varje dag.
2. Tro på dig själv. En förutsättning för att komma till skott är att ha självför-troende. Du behöver känna att du klarar av uppgiften. Då underlättar det att utmana sig själv i små steg. Bryt ner det du ska göra i mindre delar. När du inser att du har klarat av det första steget får du självförtroende att fortsätta på nästa.
3. Tidsplanera. Såväl individer som organisationer är väldigt dåliga på att sätta upp långsiktiga mål och att nå dem. För långa tidsplaner minskar också vår problemlösnings-förmåga, vi vet inte i vilken ände vi ska börja. Bryt ner målen i mindre delmål och tänk på att göra dem konkreta. Då minskar du utrymmet för ursäkter och undanflykter. ”På fredag klockan 15:00 ska jag vara klar med mitt PM” exempelvis.
4. Ta bort distraktioner. Det är lätt att tappa koncentrationen. Därför är det viktigt att ta bort så många distraktioner som möjligt. Om du sitter och skriver en hemtenta ska du bara ha ordbehandlaren på exempelvis. Stäng av allting annat, även din smartphone. Jobba sedan i 30-minuterspass med korta pauser. Multitasking funkar inte, vi kan inte göra flera koncentrationskrävande saker samtidigt.
