Stor del av all kommunikation sker idag via mail. Chattfunktioner har tagit allt mer plats i kontorslandskapet, men ingen kan bortse från att mail är det ultimata verktyget för att kommunicera viktiga punkter sakligt och effektivt. Men det svåra med mail kan vara hur man ska formulera sig. Vad är egentligen ett bra mail och hur bör man skriva för att bli sedd som professionell?

Punktlistor och struktur
För att göra ett mail mer överskådligt kan det vara väsentligt att dela upp mailet i olika paragrafer och punktlistor. Det har visat sig att det dessutom är enklare att ta sig an information och göra det lättare för mottagaren att svara på dina frågor. Använd därav styckeindelning, mellanrubriker och punktlistor. Vill du poängtera något specifikt kan det vara hjälpsamt att fetmarkera det. Är det en specifik fråga som är hjärtat i mailet, fetmarkera det.

Ett tydligt ämne
Vi har nog alla fått mail som intresserat oss baserat på titeln. Därav måste du ha ett tydligt ämne eller intressant titel för att engagera din mottagare. Med en tydlig ämnesrad kan du även göra din mottagare införstådd vad mailet kommer att handla om och redan innan mailet öppnas få en förståelse vad som väntar. Exempel på lämpliga rubriker kan vara: “Återkoppling om X”, “Uppdatering om X” eller “Information om X”.

Emojis och specialtecken i text
I dagens mediesamhälle där vi kommunicerar via appar och sociala nätverk är specialtecken som utropstecken, frågetecken eller hashtags vanligt förekommande. När det kommer till emails bör just dessa användas sparsamt. Det kan tolkas som att du är för känslosam och framfusig, inte lika professionell. Ibland kan utropstecken vara bra att använda om man vill poängtera något speciellt, men ska alltså helst undvikas när mailet ska upplevas som informellt. Detsamma gäller med emojis. Ibland kan det ge mer förståelse för meningen av budskapet medan det i andra fall kan upplevas som omoget och raka motsatsen till professionellt. Använder du dessutom för mycket specialtecken och emojis i ett mail eller ämnestitel kan det uppfattas som spam av mailservern, vilket inte är det optimala om du vill komma fram till dina mottagare.