Föregående Nästa

Tio mejl-fails som pajar din jobbvardag

Tio mejl-fails som pajar din jobbvardag
27 november 2015

Mejlandet är en välsignelse på många sätt, men ödesdigra vanor och misstag kan slå hårt mot såväl effektivitet som yrkesmässiga relationer. Sajten Lifehacker har viftat med pekpinnen.

Annons

1. När du mejlar fel person eller för många personer
Det är sjukt lätt att skicka fel mejl till fel person, ibland med förödande konsekvenser. Dubbelkolla alltid att du skickar till rätt personer och att de som du skickar kopia till verkligen behöver ta del av konversationen. Sist men inte minst – akta dig för ”reply all”-knappen…

2. När du kollar inkorgen var femte minut
Nyckeln till produktivitet är att inte kolla sin mejl konstant och dygnet runt. Studier visar att det kan ta upp till 25 minuter för oss att skifta tillbaka fokus till det vi höll på med innan vi blev avbrutna. Undvik onödig stress genom att inte kolla mejlen på din fritid, när du ska sova eller när du precis vaknat (så som många gör). Sikta på att kolla någon gång i timmen under arbetstid istället, det mesta är ju faktiskt inte SÅ brådskande.

3. När du inte rensar inkorgen
”Men Gmail har ju huur mycket plats som helst!” tänker du nu. Ja, men hur kul är det att vada genom oceaner av dravel när du letar efter det där tre år gamla kvittot? Behöver du verkligen roliga kattvideos från 2009? Antagligen inte. Finn balans i vardagen och sikta på att vara ett mellanting mellan den som konstant rensar och den som inte ens vet var delete-tangenten sitter. Organisera din mejl och spara de meddelanden du faktiskt behöver under olika tags eller labels och släng det du inte behöver.

4. När du mejlar dig själv att-göra-listor och anteckningar
Det kanske verkar smart att ha allt viktigt på en plats, men faktum är att du antagligen inte kommer se dina viktiga listor och anteckningar eftersom du hela tiden får nya mejl som gör att shoppinglistan hamnar längre och längre ner. Använd en smart app som Wunderlist eller Evernote istället.

5. När du begraver nya mejl i gamla trådar
Låt det förgångna vara. Om du inte har något specifikt nytt att säga om en gammal tråd och bara är för lat för att göra ett nytt mejl, skärp dig. Hur kul är det att få mejl med ämnesrader som ”Re: Re: Re: Re:”? Använd inte tråden från förra årets julfest till denna veckas AW. Gör nya trådar och håll allt snyggt.

6. När du kokar ihop hemska ämnesrader
Försök sammanfatta vad mejlet handlar om väldigt kort, men inte för kort. Var konkret. Att bara skriva ”Hej” eller ”Läs nu” är ju inte särskilt informerande eller inbjudande. Då är ”Fråga om nästa måndagsmöte” bättre.

7. När du inte sparar viktiga mejl
Att kunna slänga är ju viktigt, men det är också viktigt att inte slänga fel mejl. Vem vet, kanske lägger mejlen av eller så kanske meddelanden försvinner från servern? Allt är möjligt. Gör det till en vana att ta backup på viktiga mejl så att du slipper potentiellt krångel i framtiden.

8. När du glömmer anpassa språket
Tänk på vem du mejlar till. Var inte för casual om du mejlar en potentiell arbetsgivare, ”Tjena tjena, mittbena!” kanske inte är det bästa sättet att inleda ett mejl till exempel. Tänk igenom vem din mottagare är och skriv på ett sätt som är tillräckligt formellt/informellt för att nå fram på bästa sätt. Försök också att inte skriva för långt, var lagom informativ och se över din mejlsignatur så att den ser professionell ut. Och sist men inte minst, don’t drink and e-mail!

9. När du skickar privat eller känslig information via mejl
Ett mejl mellan två personer kanske verkar privat – men det är inte säkert. Kryptera privata meddelanden, så som lösenord eller skattepapper, om du måste skicka dem digitalt. Använd 7-Zip till exempel. Kom ihåg att allt som kan läsas kan kopieras, så var säker på att informationen inte kommer hamna i fel händer.

10. När du tar låååång tid på dig för att svara
Det här är i princip lika illa som när man sms:ar någon och de svarar efter tre dagar. Inte okej. Ibland har man ju självklart mycket att göra och kan inte svara snabbt, men gör det inte till en vana att svara långsamt. Sikta på att svara på mejl inom två timmar, då kommer mottagaren tycka att du är snabb och proffsig. Du vet ju själv hur skönt det är att få svar samma dag och inte en vecka senare. Om du har mycket mejl kanske du bör filtrera ut de som är viktigast så att blir realistiskt att svara snabbt. Du kan ju inte svara direkt på varenda mejl som ploppar in i inkorgen. Få din mejl under kontroll och låt den inte kontrollera dig.

Via Lifehacker.

Andrea Mogren
Publicerad 27 november 2015
Föregående Nästa