Börja med att kolla och dubbelkolla vad som är syftet med eventet. Vad vill företaget få ut av dagen/kvällen.

Finns det någon röd tråd – vad är företagets värderingar och kultur – dela med dig av det till de ni bokar av. Ett företag där miljötänket är stort bör till exempel även servera mat som är närproducerad.

Vilka kommer på festen? Det är mycket viktigt att tänka på det. Det är viktigt att alla trivs.

I bland har jag varit med om små tunna sekreterare som tycker att äta är överreklamerat och vill beställa mat efter det. När jag frågat vilka som ska komma och äta så kanske det handlar om skogsarbetare eller annan yrkesgrupp som alltid måste äta ordentligt för att orka med sina kroppsarbeten. Då kanske inte tre snittar är att föredra.

Det är även viktigt att tänka på när det gäller val av underhållning och musik. Det finns gott om uppträdanden och musik som kan uppskattas av både en 24-åring och en 62-åring.

Missa inte på inbjudan. Många gånger kan det diffa 30% på deltagarantal mellan en bra eller trist inbjudan. Bjuder man in 300 till ett kundevent så är det mycket bra om 200 dyker upp. Följ upp inbjudan innan. Gäster är också människor och har en förmåga att missa och glömma något som man kanske tidigare tackat ja till. Var tydlig med om det är ett mingelparty eller om det bjuds på middag.

Om det är en heldagskonferens får man inte snåla in på energibord och pauser. En konferens med trötta okoncentrerade deltagare är givetvis helt bortkastad tid och pengar.

Ta hjälp – det är dumt att sätta sig i en situation där man tar på sig för mycket. Via de flesta cateringföretag och fest- & konferensvåningar kan man få hjälp med upplägg och helhetslösningar.

Några små snabba tips i förbifarten…

Sofia Steneroth

Projektledare och Marknadsansvarig på Porslinsfabriken och Bullywood Production