1. “Någon annan som känner såhär?”

Använd när: Någon tar upp en idé, observation eller ett klagomål på ett personalmöte.

Därför att: Det är lätt att rikta svaret direkt till den personen som tog upp frågan, men du riskerar att mötet blir en diskussion mellan två personer. Fråga därför om någon annan känner på samma sätt. Du kommer troligtvis vilja behandla frågan väldigt olika beroende på om hela personalen eller bara en person står bakom den. Dessutom kan din fråga uppmuntra andra i gruppen som inte känner på samma sätt att uttrycka det, vilket kan leda till att frågan blir löst av gruppen gemensamt.

2. ”Berätta om…”

Används när: Det finns ett problem, en situation eller ett projekt som du vill veta mer om. Eller när något hänt som du behöver få veta mer om.

Därför att: En öppen och allmän kommentar som den här oftast är det mest effektiva sättet att uppmuntra andra att prata.

3. ”Jag tycker om det här [med din idé eller ditt agerande], men problemet är..”

Använd när: Du behöver kritisera någon.

Därför att: Det oftast är en bra idé att balansera upp kritik genom att säga någonting positivt om personen eller idén först. Det håller er relation i grunden positiv och det är dessutom troligare att personen lyssnar och tar till sig av kritiken.

4. ”Jag förstår vad du menar, men om jag sätter på mig chefshatten,…”

Används när: Du som chef måste fatta och genomföra besvärliga beslut, eller ha tuffa krav på medarbetare fast du i egenskap av medarbetare och vän sympatiserar med, och kanske känner likadant som dem.

Därför att: Konceptet att bära olika hattar konkretiserar skillnaden mellan din privata roll och din chefsroll. Att hänvisa till att du sätter på dig chefshatten gör det lättare för dig att känna dig säker i att fullfölja ditt ansvar, och lättare för att andra att acceptera att du gör det.

5. ”Har du något mer du vill berätta?”

Används när: Som chef behöver du ofta lyssna på andras problem och oro. Det kan vara obekvämt, svårt, problematiskt och jobbigt – eller så vet du redan allt om situationen. Tendensen är då att visa att du inte vill lyssna. Gör inte det: Fråga istället mer!

Därför att: Du blir inte bara säker på att du hört allt du behöver veta, du visar också att du är villig att lyssna på dina medarbetare och bryr dig om deras problem.

6. ”Får jag komma med ett förslag?”

Används när: Du inte har befogenheten att tala om för andra vad de ska göra, men gärna vill ge lite riktlinjer baserat på din erfarenhet och expertis. Eller om du har befogenhet men inte vill verka överdrivet bestämande och bossig.

Därför att: “Får jag komma med ett förslag?” är ett effektivt och demokratiskt sätt att peka ut vägen och föra fram din poäng utan att vara för bestämande.

7. ”Bra jobbat.”

Används när: Du vill visa uppskattning och motivera dina medarbetare.

Därför att: Positiv feedback är den bästa motivatorn. Dessutom får de flesta av oss inte i närheten av tillräckligt mycket beröm under våra liv – så det är viktigt att ge beröm så ofta det passar. ”Bra jobbat.” är ett enkelt och effektivt sätt att göra det.